Es gibt viele Begriffe für das, was wir tun: Buchhaltungsdienst, Objektbuchhaltung auslagern oder Outsourcing, um nur einige zu nennen. Wirklich treffend finden wir keinen davon. Was uns wichtig ist: Wir verstehen uns als Ihren langfristiger Partner in der Buchhaltung, auf den Sie sich jederzeit verlassen können.
Die Objektbuchhaltung gehört zu den aufwendigsten Aufgaben in der Immobilienverwaltung. Kontenführung, Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen, Reporting und die Abstimmung mit Eigentümern binden Zeit und Fachkräfte, die vielerorts knapp sind. Wer diese Aufgaben auslagert, gewinnt nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit.
Mit Linstad übernehmen spezialisierte Experten Ihre Objektbuchhaltung – digital, transparent und rechtssicher. So reduzieren Sie interne Aufwände, vermeiden Fehler und schaffen zusätzliche Kapazitäten in der Verwaltung.
Typische Leistungen beim Outsourcing
Laufende Buchhaltung
Bei der laufenden Objektbuchhaltung geht es um das präzise Arbeiten im Tagesgeschäft. Bankumsätze müssen zugewiesen werden, Sollstellungen werden regelmäßig überprüft und Abweichungen früh erkannt. Eingehende Rechnungen werden kontrolliert, fachgerecht kontiert, freigegeben und bei Bedarf zur Zahlung angewiesen. Durch die Kombination aus klaren Abläufen und erfahrenen Experten stellen wir sicher, dass jede Buchung sitzt und die Datenqualität jederzeit stimmt.
Abrechnungserstellung
Die Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen setzt voraus, dass unterjährig akribisch gebucht wurde. Genau hier liegt unsere Stärke: Wir buchen laufend und strukturiert, sodass alle Daten jederzeit vollständig und korrekt vorliegen. Dadurch sind wir bestens vorbereitet, wenn die Abrechnung ansteht. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass Heizkosten rechtzeitig an Messdienstleister gemeldet werden können. So entstehen Abrechnungen, die termingerecht und nachvollziehbar sind.
Mahnwesen
Ein funktionierendes Mahnwesen beginnt bei einer sauberen Objektbuchhaltung. Wir sorgen dafür, dass Buchungen stets aktuell sind und keine Rückstände entstehen. Auf Basis gepflegter Stammdaten entsteht ein klarer Überblick über offene Sollstellungen. Diese Informationen werden von uns aggregiert und präzise aufbereitet, sodass das Mahnwesen effizient und ohne Verzögerung ausgeführt werden kann.
Nachbuchung und Abrechnungserstellung
Wenn neue Objekte übernommen werden oder Rückstände in der Buchhaltung aufgearbeitet werden müssen, kommt unsere Erfahrung ins Spiel. Wir leiten den Prozess an, sammeln alle erforderlichen Daten und stellen sicher, dass nichts fehlt. Innerhalb kürzester Zeit buchen wir ein gesamtes Jahr auf und erstellen die dazugehörigen Abrechnungen. Durch unsere strukturierten Abläufe und die Arbeit erfahrener Experten gewinnen Sie Sicherheit und Geschwindigkeit, selbst in Situationen mit hohem Aufholbedarf.
Wieso lohnt sich die Auslagerung?
Personalmangel lösen
Geeignetes Personal für die Objektbuchhaltung zu finden, wird immer schwieriger. Dazu kommt eine hohe Fluktuation, die den Verwaltungsalltag zusätzlich belastet. Viele Verwaltungen hängen stark von einer oder wenigen Personen ab, was im Ernstfall zu erheblichen Risiken führt. Durch die Auslagerung an Linstad erhalten Sie eine Lösung, die mit Ihrem Bestand mitwächst und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern reduziert. Unsere Experten sichern unabhängig von Personalengpässen Kontinuität, Stabilität und Qualität .
Wachstum ermöglichen
Viele Verwaltungen lehnen neue Anfragen ab, weil das bestehende Team bereits am Limit arbeitet. Zusätzliche Einstellungen lohnen sich oft nicht oder sind aufgrund des angespannten Personalmarkts schlicht nicht möglich. Indem wir einen wesentlichen Teil der Wertschöpfung übernehmen, schaffen wir im Team die nötigen Kapazitäten, damit neue Liegenschaften aufgenommen werden können. So wird Wachstum wieder realistisch, ohne dass interne Strukturen überlastet werden.
Kapitaleffizienz steigern
Mit optimierten Prozessen und dem gezielten Einsatz von Technologie schaffen wir Effizienz, ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Qualität. In vielen Fällen ist es wirtschaftlicher, die Objektbuchhaltung von Linstad übernehmen zu lassen, statt eigenes Personal zu beschäftigen. Unsere Kosten sind variabel und orientieren sich am tatsächlichen Bedarf. Sie müssen keine Auslastung intern steuern oder Leerlaufzeiten finanzieren, diese Verantwortung übernehmen wir. Das Ergebnis ist eine schlankere Kostenstruktur und eine bessere Kapitalnutzung.
Stabilität erhöhen
Mit Linstad müssen Sie sich keine Sorgen um Fluktuation oder Ausfälle machen. Wir stehen langfristig verlässlich an Ihrer Seite und passen uns an die Entwicklung Ihres Bestands an. So wächst die Objektbuchhaltung mit, ohne dass Sie ständig neue Lösungen suchen müssen. Für Sie bedeutet das: ein verlässlicher Partner und ein Kopfschmerz weniger.
Wie läuft der Prozess ab?
Analyse Status Quo
Am Anfang steht eine gründliche Bestandsaufnahme. Wir verschaffen uns einen Überblick über die bestehende Systemlandschaft und die Abläufe rund um Rechnungen, Konten und Stammdatenpflege. Auch das vorhandene Personal, die Bedürfnisse der Verwaltung und ihrer Kunden sowie die Objektstruktur werden berücksichtigt. Zusätzlich prüfen wir den aktuellen Stand der Buchhaltung und identifizieren Prioritäten. So entsteht ein klares Bild, auf dessen Basis wir die Zusammenarbeit strukturiert und zielführend aufsetzen können.
Prozessdefintion
Auf Basis der Analyse legen wir gemeinsam fest, wie die Zusammenarbeit konkret aussieht. Wir definieren klare Schnittstellen, vereinbaren Kadenzen und strukturieren die Berichterstattung. Ebenso regeln wir, wie Kommunikation und Abstimmung ablaufen und welcher Umfang der Zusammenarbeit sinnvoll ist. So entsteht ein verbindlicher Rahmen, der Effizienz schafft und für beide Seiten Transparenz sichert.
Onboarding-Phase
In der Onboarding-Phase übernimmt Linstad die operative Buchhaltung und richtet alle nötigen Strukturen proaktiv ein. Dabei arbeiten wir in enger Abstimmung mit Ihrem Team und bauen bewusst zusätzliche Schleifen ein, um Optimierungspotenziale früh zu erkennen. Parallel lernen wir die Liegenschaften im Detail kennen, arbeiten eventuelle Rückstände auf und schaffen ein stabiles Fundament für die weitere Zusammenarbeit.
Laufender Betrieb
Im laufenden Betrieb fühlt sich die Buchhaltung für unsere Kunden fast wie auf Autopilot an. Zentrale Prozesse sind etabliert, sodass Abstimmungen nur noch punktuell nötig sind. Auf dieser Grundlage entsteht Stabilität im Alltag und zugleich die Basis, um neues Wachstum zu ermöglichen.
Wie können wir helfen?
Kontaktieren Sie uns gerne bei Interesse an einer Zusammenarbeit, Ideen für gemeinsame Projekte oder wenn Sie einfach mehr
erfahren möchten.
Wir freuen uns aufs Gespräch.